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如何与求职者进行高效的电话邀约

人才资源2021-09-08 12:28:07

电话邀约是显示一家公司HR特别是招聘人员是否专业的体现,专业的电话邀约会给求职者留下良好的印象,能够博得其好感。那么电话邀约时我们需要注重什么细节呢?个人认为邀约前做好以下4项准备工作并做好沟通中6项流程,基本上就可以达到事半功倍的效果。




常言道:“磨刀不误砍柴工”,电话邀约前一般准备工作可参考如下:


1、材料准备:求职者简历、记事本或者便签纸、水笔、公司招聘简章等相关材料、百度地图页面等。


2、简历准备:把求职者简历先花2-3分钟重点了解一下,重点关注求职者简历上写的从业背景和工作内容及相关的疑问点(例如工作经历空档、跨行业等),并把这些要点记录在记事本上,稍后在电话中可以简单了解下,以便如果不合适可以快速淘汰掉,以免浪费彼此时间,提升工作效率。


3、候选岗位准备:公司组织架构及部门相关组织架构,重点了解该岗位所处的位置,直接的上下级及平级岗位有哪些。此外应了解该岗位职责内容(此处可参照岗位说明书或者也在职同岗位人员访谈核实),以及了解岗位要求,更简单点建议快速浏览下招聘简章等,以便加深印象,方便对求职者介绍。


4、其他相关准备:预先了解最近几天的天气状况,熟知了解公司周边及公共交通状况,其他类型的相关材料,做好回答求职者各类疑问的解答准备。


在招聘活动中,根据实际工作经验,我大致列出以下电话邀约的6项流程,仅供参考:


1、通话的时间点选择


常规电话都是选择09:00-11:00或者14:00-16:00打电话,尽量避开上下午刚上班时间,因为很多求职者还没调整好工作状态或者会议一般也都会集中在这个时间段,特别注意如果简历上有注明上班不方便接电话,那么招聘人员应该特别标记,下班再邀约。如果求职者在职,一般选择11:00以后或者16:00以后沟通比较合适。不然就选择周末。无论何时,电话沟通时,都需要先问一下求职者,现在说话是否方便。如果不方便,那么就预约一个其他的时间。


2、电话接通应注意事项


您好,请问是XXX先生/小姐吗?此处需要注意第一次称呼对方最好全名,特别要注意生僻字要提前了解一下,免得弄得彼此尴尬,多音字的要跟对方核实确认,得到确认后,进一步咨询对方是否方便通话?如果方便可继续接下去的流程,如果不方便,询问方便的时间点并用便签纸记录下来,可再约时间。


3、自我介绍,确认求职意向


您好,我是XXX公司HR,是在什么时候收到了您从XX人才网给我们投递的简历/我从XX人才网看到您的简历,请问您现在是在寻求XX岗位的工作吗?求职者如回答否,那礼貌道别。如回答是,可继续。继续部分:我们综合评估了下您的简历与我司XX岗位较匹配,公司地址是XXX,能烦请问下您现在大致住在哪里么?(此处注意不要问太细,以免引起对方的反感)。然后对方正常会告诉你大致的居住地址,HR最好能先大致了解下本地的大致地点方位,才能更好地知道对方到公司的大致所需时间。在某知名招聘网站的一项调查中,上下班的路途及所需时间已经逐渐成为了很多大城市求职者的重要考虑因素,此处如果公司交通方便那就要尽量介绍公司交通便利的优势,偏远的公司如果有通行车接送此处尽量说明有免费通勤车接送上下班,如果通行车有交通补贴的也可以提及,如果以上都没有的话尽量弱化此话题或者避开,随后在基本了解对方的求证意向,关于求职意向的了解,建议可以以结构化面试的方式展开,具体问题可自己展开即可,如果属于海投没什么意向基本到处就可打住,如果有针对性的投递,可继续后面环节。


4、介绍基本情况,约定面试时间


那我简单给您介绍下公司的基本情况,此处尽量控制在100字以内,(基本概况、发展历程、主营业务、人员情况等),让求职者对公司有个大致印象。接下来就是电话邀约的重点,介绍岗位的大致工作内容,此处大致会涉及部门架构,同岗位人员配置与分工以及具体工作事项,随后可重点了解以下几个问题(可根据岗位要求适当调整):


(1)、请问您目前是在职呢还是已经离职了?


(2)、既然在职请问为什么还要求职呢(假如求职者回答在职)?


(3)、请问您最近一次离职的原因是什么(假如求职者回答已离职)?


(4)、下一份工作理想的状况有何期许?个人未来几年的职业生涯规划?


对于电话中沟通时,比较有把握的判断出对方并不适合现在岗位要求,那么就需要婉拒,以节省求职者和面试官的时间。符合的求职者基本答疑解惑后,应询问是否有时间方便来公司参观了解下,了解对方的时间点。此处应建立在你已经提前了解用人部门面试官的时间节点基础上。如果对方都可以,那HR最好安排最近2天内参与面试。如果是公司急需的人员,又处于离职状态的话,可以适当加急。如果是在职状态尽量协调上班时间来参与面试,如果对方实在不方便请假但是从简历上看又比较匹配,HR要及时和用人部门面试官沟通协调下安排在晚上或周末的时间,随后应及时登记到相关表格上并同步告知面试官。


紧接着记得要和对方核实邮箱地址,方便稍后发送邀约邮件,并告知对方记得查收,最后记得给求职者一个发问的机会,表示尊重,而不是匆匆地说句再见就把电话挂掉,不管双方能否合作,至少给对方留下一个好的印象。


5、邀约成功后记得立刻发邮件


邀约邮件格式可参考如下(重点部分建议标注红色):


XXX先生/小姐:


见信好,我们诚意邀请您于2017年XX月XX日(周X)下午XX:XX至我司参加面谈,详细信息如下:


面试岗位:XXXX                 面试材料:XXXX                        


面试地址:XXXX                 乘车路线:XXXX       


联系电话:XXXX                 工作手机号:XXX


温馨提示:内容可包含天气状况、告知准时赴约,无法准时赴约烦请告知等。


邮件中最好附件附上公司基本概况介绍,建议做成PDF格式,内容可包含:公司简介、发展历程、公司荣誉、福利待遇、公司网址、公司方位图片、办公环境照片、员工活动照片、微信公众号二维码、招聘热线等等。细心的还可以同步给求职者发送短信,方便求职者。


6、面试当天及时跟进


电话沟通后,都需要表格记录下沟通时间、沟通内容、是否约面、不合适原因等信息,对于近期跟进人员,最好写在便签纸上,面试当天面试时间前1-2小时左右最好能再次确认下。如果在路上顺便问下路上的状况,提醒对方注意安全,如果不能来按时参加,可以了解下原因,以便我们改进自己的工作。


总而言之,电话邀约是招聘工作比较重要的环节,这是与求职者的第一次沟通,专业细致的沟通能提高对方的信任度及好感度。电话邀约,不应关注你打了多少的电话,邀约了多少人,而是要关注多少是有效的沟通,HR特别是招聘岗位,只有善于总结经验并优化改善,才能不断提高电话邀约成功率!



作者简介:石煜源,国家一级企业培训师、国家一级人力资源管理师、国家劳动关系协调师。版权归原作者所有,谢谢。


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